Systeme zur Terminologieverwaltung

Traditionelle Medien für Terminologie wie (Fach-)Wörterbücher, Glossare oder Karteikartensammlungen werden immer stärker durch elektronische Terminologieverwaltungssysteme (TVS) ersetzt. Heute können Terminologen und Übersetzer zwischen verschiedenen TVS, d. h. Software, die speziell für die Verwaltung sprachlicher Datenbestände konzipiert ist, wählen.

Aufgrund der sehr unterschiedlichen Funktionalität und Preise fällt die Auswahl oft schwer. Und die falsche Entscheidung ist kostspieliger als das teuerste Terminologieverwaltungssystem! Deshalb möchten wir Ihnen hier einige Entscheidungshilfen geben. Eine Auswahl auf dem Markt angebotener Programme finden Sie hier.

1. Benennungs- versus Begriffsorientierung

Die ersten auf dem Markt angebotenen Programme zur Terminologieverwaltung gehörten zur Klasse der sprachpaarorientierten Systeme. Diese Programme folgen eher dem benennungsorientierten oder lexikografischen Ansatz der Terminologiearbeit und sind vorwiegend für den Einsatz beim Einzelübersetzer oder beim Autor zweisprachiger Wörterbücher bzw. Glossare konzipiert.

Neben den Termini der Ausgangs- und Zielsprache erlauben die einfachen Systeme nur die Verwaltung weniger zusätzlicher Datenkategorien. Der Zugang sollte normalerweise nur über die Benennungen der Ausgangssprache erfolgen. Als Ergebnis werden dann zielsprachliche Äquivalente angeboten, die oft sehr unterschiedliche Begriffe repräsentieren und bei denen dem Nutzer oft (wie bei weniger guten zweisprachigen Wörterbüchern) keine Informationen angeboten werden, welcher Terminus der korrekte ist.

Mehrsprachige Terminologieverwaltungssysteme erlauben die weitgehend gleichberechtigte Behandlung von Fachwortbeständen mehrerer Sprachen auf der Basis des begriffsorientierten Ansatzes, wobei jede Sprache als Such- oder Ausgangssprache gewählt werden kann. Alle Informationen zu einem fachsprachlichen Begriff werden einander zugeordnet und in einem terminologischen Eintrag gespeichert.

Für die spezifischen Anforderungen beim Übersetzen erlauben manche dieser Systeme eine zweisprachige (sprachrichtungsbezogene) Sicht auf den mehrsprachigen Terminologiebestand. Systeme dieser Gruppe sind sowohl für den Einsatz beim Einzelübersetzer als auch in größeren Sprachendiensten geeignet. Ebenso sind diese Systeme wegen des begriffsorientierten Ansatzes in der Lage, neben den translatorischen Bedürfnissen auch die Anforderungen zu erfüllen, die an die einsprachige Terminologiearbeit in der Sprachplanung, der Terminologienormung, der Technischen Redaktion und der Nutzung durch Fachleute im jeweiligen Gebiet gestellt werden.

2. Benennungsautonomie

Vor allem bei leistungsfähigen begriffsorientierten Terminologieverwaltungssystemen gehört die Benennungsautonomie zu den generellen Funktionsprinzipien. Unter Benennungsautonomie verstehen wir, dass alle Typen von Benennungen (z. B. Vorzugsbenennung, Synonym, Variante oder Kurzform) als eigenständige Teileinheiten des terminologischen Eintrags betrachtet werden und jeweils selbst mit einer Reihe von (abhängigen) Datenkategorien dokumentiert werden. Beispiele für diese benennungsbezogenen abhängigen Datenkategorien sind etwa Quellen, grammatische Angaben, geografische und stilistische Einschränkungen, Kunden- und Projektinformationen sowie Kontext.

Manche Systeme erlauben Benennungsautonomie nur für Synonyme, aber nicht für Abkürzungen und Schreibvarianten, andere Systeme jedoch für alle alternativen Benennungsformen. Für die Realisierung der Benennungsautonomie sollte die mögliche Anzahl der eigenständigen „Benennungsblöcke” nicht begrenzt oder recht hoch angesetzt sein, da man nicht voraussehen kann, wie viele Benennungen (in einer Sprache) insgesamt zu einem Begriff erfasst werden müssen.

Zusätzlich zur Klassifizierung von Terminologieverwaltungssystemen nach den beschriebenen generellen Funktionsprinzipien (sprachpaarorientierte und mehrsprachige Systeme mit Begriffsorientierung, Systeme mit Benennungsautonomie) lassen sich auch Kriterien zur Typisierung nach der Art der Datenstrukturierung und -modellierung festlegen.

3. Vorgegebene oder frei definierbare Eintragsstruktur

Terminologieverwaltungssysteme mit vorgegebener Eintragsstruktur basieren auf vom Systementwickler vorgegebenen Datenkategorien und Eintragsstrukturen, die durch den Nutzer nicht oder nur unwesentlich verändert werden können. Der Nutzer muss (kann) nicht selbst das System auf seine Anwendung hin konfigurieren. Er sollte aber in jedem Fall genau prüfen, ob seine spezifischen Anforderungen an die Terminologieverwaltung durch das jeweilige System erfüllt werden.

Unter den Systemen mit fester Eintragsstruktur gibt es einfache Systeme mit wenigen Datenkategorien und komplexe Systeme mit einer ausgereiften Eintragsstruktur. Ebenso finden sich in dieser Klasse zweisprachige und mehrsprachige Terminologieverwaltungssysteme sowie Systeme mit und ohne Benennungsautonomie.

Terminologieverwaltungssysteme mit definierbarer Eintragsstruktur erlauben eine Anpassung des Systems an die eigenen Anforderungen. Wenn die Datenkategorien und die Eintragsstruktur zu Beginn der Arbeit mit dem System festgelegt worden sind, muss sich der Nutzer beim Erfassen terminologischer Einträge an die vordefinierte Struktur halten. Hierdurch ist die Voraussetzung für eine konsistente Terminologieverwaltung gegeben. Eine spätere Erweiterung und Änderung der definierten Eintragsstruktur ist auch bei diesen Systemen möglich.

4. Elementarität und Granularität

Wie bei anderen Datenbankanwendungen sollten auch bei der Terminologieverwaltung die Prinzipien der Elementarität und der Granularität sichergestellt sein.

Elementarität bedeutet, dass Datenkategorien nur mit genau einem, der Definition der Kategorie entsprechenden Datenelement gefüllt werden. Dies bedeutet beispielsweise, dass mehrere Definitionen für einen Begriff nicht zusammen in einem Datenfeld „Definition” abgelegt werden sollen. Das Datenmodell muss vielmehr eine Wiederholung der Kategorie „Definition” erlauben. Ein in der Praxis recht häufig vorkommender Verstoß gegen das Prinzip der Elementarität, vor allem bei einfach strukturierten TVS, ist die Verwaltung unterschiedlicher Informationen in einer Datenkategorie.

Granularität heißt, dass Datenkategorien so fein wie möglich definiert und benutzt werden sollen. Ein typisches Beispiel für zu geringe Granularität ist die Definition einer Datenkategorie „Grammatik” statt der feineren Kategorien „Genus”, „Numerus” und „Wortklasse”. Die Internationale Norm ISO 12620 erlaubt beide Realisierungen. Das Nichtbeachten der Elementaritäts- und Granularitätsprinzipien führt zwangsläufig zu Problemen bei einer systematischen Auswertung und Nutzung des Terminologiebestandes.

5. Interaktion mit Textverarbeitung, DTP-Software und Translation Memory

Besonders in der heutigen Zeit ist die Interaktion des TVS mit anderen Systemen sowie die Möglichkeiten des Datenaustausches wichtig. In nahezu allen Einsatzbereichen der Terminologieverwaltung ist eine Interaktion des TVS mit einer Textverarbeitungs- oder DTP-Software gewünscht, um aus dem TVS heraus den Terminologiebestand zu konsultieren oder die gefundenen Informationen in das Textdokument zu übernehmen.

Besonders im Bereich der Softwarelokalisierung, aber auch in anderen Bereichen mit repetitiven Texten, ist ein Zusammenwirken von TVS und Translation Memory wünschenswert. Seltener wird eine Interaktion mit einem maschinengestützten Übersetzungssystem oder mit Werkzeugen zur Termextraktion gefordert.

Neben der direkten Interaktion ist in vielen Anwendungsumgebungen der Datenaustausch zwischen TVS und anderen Systemen notwendig, etwa um Terminologiebestände zu übernehmen oder diese für andere Applikationen bereitzustellen. Besonders in heterogenen Arbeitsumgebungen, aber auch bei der Migration von einem TVS zu einem anderen (auch beim gleichen Anwender) tritt das Problem des Terminologieaustausches auf. Hierfür wurde in der ISO 12200 das Austauschformat MARTIF definiert. Die heute immer wichtiger werdende Bereitstellung von Terminologie im WWW kann sowohl interaktiv als auch durch Datenaustausch gelöst werden.

6. Weitere Kriterien

Neben diesen beschriebenen gibt es natürlich eine Reihe weiterer Aspekte für die Auswahl einer Lösung: Anzahl und maximale Länge der Datenkategorien, Suchmöglichkeiten, Filterkriterien, Verweismöglichkeiten, Behandlung von „shared resources” (z. B. bibliografische Daten, Klassifikationen, multimediale Elemente) sowie Mehrbenutzerverwaltung mit definierbaren Rechten und Profilen.

7. Neuer Trend: online statt offline

In den letzten Jahren geht der Trend hin zu interaktiven Terminologieverwaltungssystemen auf Internetbasis. Die bisher auf dem Markt angebotenen Programme basieren auf einer modernen Client-Server-Systemarchitektur, die eine Aufgabenverteilung zwischen dem Server, der die reinen Datenbankfunktionen auf einem zentralen Rechnersystem ausführt, und dem Client, der für die Interaktion mit dem Benutzer auf seinem eigenen Arbeitsplatzcomputer zuständig ist, ermöglicht. So können Übersetzer, Terminologen und Fachleute auf der ganzen Welt zugleich mit einer Datenbank arbeiten.

Fazit

Terminologieverwaltungssysteme gehören zu den unabdingbaren Werkzeugen zur Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung bei der Erstellung und Übersetzung technischer Dokumentation. Da qualitativ hochwertige Terminologiearbeit arbeitsaufwendig und damit kostenintensiv ist, sind die richtigen konzeptionellen Überlegungen bei der Einrichtung einer rechnergestützten Terminologieverwaltung und die Auswahl eines geeigneten Systems eminent wichtig.

Falsche initiale Entscheidungen können sehr teuer werden und die dauerhafte Nutzung der Terminologie verhindern.

Wegen der Kostenintensivität, aber auch wegen der notwendigen Konsistenz ist eine möglichst weit reichende Mehrfachnutzung von Terminologie durch unterschiedliche Nutzergruppen und durch unterschiedliche Werkzeuge anzustreben und bei der Konzeption einer Terminologieverwaltung zu berücksichtigen.